7 dicas gerais para trabalhar com importação e exportação

Ter um negócio próprio e saber como gerenciá-lo da melhor maneira, muitas vezes, implica em abrir as possibilidades de comércio para além das fronteiras nacionais, e nada mais natural do que uma empresa – seja ela de pequeno, médio ou grande porte – investir em importação e exportação na intenção de impulsionar os lucros, ainda mais em cenários de crise global.

Caso você possua uma empresa e queira investir em importações (na compra de produtos, bens ou serviços do exterior), ou em exportações (promovendo a venda de produtos, bens ou serviços nacionais para outros países), com custos mais acessíveis, é necessário entender como esses processos funcionam.

Tudo gira em torno, basicamente, de um planejamento estratégico, que engloba um passo a passo detalhado para que todas as transações sejam regularizadas e os negócios corram de modo seguro, sem prejuízos para empresas ou consumidores.

A fim de te ajudar nessa empreitada, reunimos algumas dicas valiosas para quem deseja trabalhar com importação e exportação, além de destacarmos o que você deve levar em consideração antes mesmo de começar o investimento.

1. Certifique-se de que sua empresa está regularizada e habilitada para lidar com importação e exportação

Primeiro, e antes de iniciar qualquer transação de comércio exterior, tenha em mente que a sua empresa deve estar regularizada e habilitada da maneira correta. Isso significa, basicamente, ter um CNPJ ativo e regular, além de incluir no objeto social da empresa toda e qualquer atividade referente à importação e exportação.

Após essa etapa, você terá de solicitar acesso para usar o chamado Siscomex, ou Sistema Integrado de Comércio Exterior. É por meio desse sistema eletrônico facilitador que o governo controla e integra todo o fluxo de comércio exterior no Brasil, incluindo câmbio e, consequentemente, o acompanhamento das etapas referentes a importações e exportações.

O acesso é permitido graças ao chamado RADAR, sigla para Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiro. A partir do momento em que a empresa já estiver legalizada, a pessoa (física ou jurídica) deverá providenciar uma senha, ou habilitação no Radar, comparecendo a uma unidade da Receita Federal. Recomenda-se, muitas vezes, a contratação de um despachante aduaneiro, devidamente habilitado no Siscomex, que pode te auxiliar em todos os processos de importação, agindo de acordo com a lei.

2. Classifique corretamente as suas mercadorias

No caso das importações, conforme explicamos em Desmistificando Importação e Exportação, existem algumas regras a serem seguidas caso elas tenham valor acima de 3 mil dólares. Entre essas regras está a identificação e cotação do chamado código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) de cada mercadoria, o que vai permitir que cargas tributárias e outros tratamentos administrativos dos produtos sejam discriminados. Para obter o NCM, que consiste em um código de 8 dígitos presente na Fatura Comercial (uma espécie de nota fiscal da empresa que exportou), entre em contato com o fornecedor e exija cotação e informações sobre pedido mínimo, de acordo com o produto.

É recomendável, ainda, que você tenha noção sobre o uso dos chamados Incoterms (International Commercial Terms ou Termos Internacionais de Comércio), normas responsáveis por regulamentar e padronizar aspectos variados sobre comércio internacional.

Apesar do uso dos Incoterms não ser obrigatório na hora de exportar ou importar, são eles que definem, por exemplo, em um contrato de compra e venda de mercadorias quais vão ser os custos e demais obrigações entre vendedores e compradores. Além disso, os termos servem para explicitar direitos e deveres de importadores e exportadores, o que torna necessário que cada Incoterm seja colocado especificamente de acordo com o preço de compra ou venda de cada produto. Os Incoterms são atualizados a cada dez anos, mas versões antigas ou recentes dos termos não anulam as outras.

3. Pense no funcionamento da sua empresa

Procure entender, em detalhes, como a sua empresa funciona atualmente e trace um plano para compreender como você deseja que ela atue em um futuro próximo. Para isso, faça uma autoavaliação ou então conte com o serviço de uma assessoria especializada.

Dentro dessa autoavaliação, um dos pilares mais importantes caso você realmente queira importar ou exportar, considere fatores como conformidade fiscal (ou compliance), além da capacidade econômica que a sua empresa possui. Informe seus funcionários sobre esse plano e, se necessário, invista na criação ou contratação de um departamento especializado em importações ou exportações dentro do seu negócio, que deve contar com profissionais com experiência em comércio exterior.

4. Informe-se, pesquise e visite feiras (dentro e fora do país, se possível)

Primeiro, procure se informar sobre se os países para os quais você deseja vender ou comprar oferecem algum tipo de risco, e não deixe de investir em viagens para conhecer, antes mesmo de fechar negócio. Quem são seus vendedores ou compradores em potencial.

Vá a feiras, seja como visitante ou já como expositor, pois nesses locais tanto a comunicação quanto o networking costumam ocorrer de maneira muito mais direta e eficaz. Essa etapa exige paciência e investimento, mas costuma render bons frutos. Caso o idioma seja uma barreira, não hesite em contratar um tradutor ou tradutora para te acompanhar nesses eventos, o que irá facilitar bastante as negociações e a sua própria autoconfiança.

Não feche parcerias de maneira impulsiva. Antes de bater o martelo sobre um fornecedor ou parceiro comercial, pesquise bastante sobre ele, levando em conta fatores como o tipo ou tamanho da empresa em questão, estabilidade financeira, rede de contatos e referências de outros compradores ou vendedores que já foram seus parceiros comerciais (sobre prazos de entrega e capacidade que a empresa tem de cumprir suas obrigações financeiras).

5. Escolha seus produtos com cuidado e, mais uma vez, regularize documentações necessárias para importação e exportação

Tão essencial quanto saber escolher potenciais parceiros comerciais é decidir quais produtos você irá importar ou exportar, considerando possíveis riscos e aumentos nos custos. No caso das exportações, é necessário que você saiba quais são os documentos essenciais para que você possa vender mercadorias em território internacional, enquanto importações pedem que você conheça as exigências para que determinado produto entre no Brasil, de acordo com as normas da Receita Federal (que tem seus processos revisados a cada cinco anos). Se julgar necessário, contrate uma assessoria capaz de te auxiliar nesses procedimentos.

Entre a documentação fundamental no que diz respeito a importações e/ou exportações, entram, por exemplo, documentos comerciais, costumes, transporte, certificados e procedimentos aduaneiros. Caso essa documentação não esteja regularizada, a mercadoria poderá ficar presa na alfândega ou ter o pagamento recusado.

6. Crie planilhas detalhadas

Muitas vezes o empresário não possui o conhecimento necessário para definir custos e preços de importação e exportação, ou qual seria a melhor forma de comercializar para fora do país (principalmente no que diz respeito ao tipo de transporte).

Se esse for o seu caso, invista na contratação de uma consultoria, contador ou agente de comércio exterior, para que o perfil de importação ou exportação seja definido e uma planilha de custos detalhada seja criada em conjunto, considerando os tipos de tributações.

7. Conte com a ajuda de especialistas

O time do Travelex Bank conta com especialistas em câmbio prontos para prestar a consultoria necessária para que a sua empresa continue crescendo aqui ou no exterior, sem burocracia e com agilidade.